5 วิธีการสื่อสาร ในองค์กร ให้มีประสิทธิภาพ

มีหลายงานวิจัย ค้นพบว่า การสื่อสาร ภายในองค์กร ส่งผลโดยตรงต่อพนักงาน และประสิทธิภาพการทำงานเป็นอย่างมาก ฉะนั้นการเรียนรู้ วิธีการสื่อสาร ในองค์กร จึงเป็นเรื่องที่สำคัญเป็นอันดับต้นๆ ไม่ต่างจากทักษะการทำงานด้านอื่นๆ เลย

และวันนี้ Flash HR จะมานำเสนอ 5 เทคนิค การสื่อสาร ในองค์กร ให้มีประสิทธิภาพกัน

5 การสื่อสาร ในองค์กร อย่างประสิทธิภาพ มีอะไรบ้าง?

1. มุ่งเน้นที่ การสื่อสารตอบกลับทั้ง 2 ฝ่าย

การสื่อสารตอบกลับทั้ง 2 ฝ่าย คือการที่ ทั้ง 2 ฝ่าย ผู้ส่งสาร และรับสาร ต้องมีการโต้ตอบกัน ออกความเห็นกัน หรือร่วมหารือกัน อย่างมีประสิทธิภาพ

ยกตัวอย่างเช่น เวลาถามความเห็น ผู้ถามก็ควร ส่งเสริม หรือซักถาม ความเห็นผู้รับสาร อย่างตั้งใจ พยาพยามให้ผู้รับสาร ตอบกลับด้วยการอธิบาย หรือแสดงความเห็นของผู้รับสารเองร่วมด้วย ซึ่งการสื่อสาร ในองค์กร แบบนี้ จะดีกว่า แบบสื่อสารทางเดียวมากๆ

เพราะต้องเข้าใจด้วยว่า บางคนอาจไม่กล้าออกความคิดเห็น หรือแสดงความเห็นต่าง จนผู้รับสารเองเลยตกลงยินยอมไปกับผู้ถามเสียทั้งหมด ดังนั้น การส่งเสริม หรือหมั่นเน้น หมั่นถาม อีกฝ่าย ก็จะช่วยให้ได้รับความคิดเห็น หรือแนวคิดต่างๆ ในมุมใหม่ๆ ที่อาจเป็นประโยชน์ ต่องานมากยิ่งขึ้นนั่นเอง

2. ให้ Feedback ที่ชัดเจน

ผู้คนมักเข้าใจผิดว่า Feedback จะต้องเป็นการติ อยู่เสมอ แต่จริงๆ แล้วนั้นไม่ใช่ Feedback คือการให้การตอบรับต่องาน หรือการทำงานนั้นๆ ว่าเป็นอย่างไรบ้าง

ซึ่งถ้างานออกมาดี หรือการทำงานของทีมนั้นดีมาก ทุกคนทำกันอย่างเต็มที่แล้ว การให้ Feedback เป็นคำเชยชม ซึ่งกันและกัน เช่น "งานนี้ทำออกมาได้ดีมาก" "ทุกคนทำผลงานนี้ ออกมาได้สุดยอดเลย" ก็เป็นอีกหนึ่งการสื่อสาร ในองค์กรที่ดี มีประสิทธิภาพ

เช่นเดียวกันกับ Feedback ด้านลบ หรือการติ เพื่อปรับปรุง ผู้ที่ให้ Feedback ก็ควร ให้ Feedback อย่างละเอียด เพราะผลการวิจัยค้นพบว่า กว่า 72% ของพนักงาน ต้องการ Feedback ที่ตรงไปตรงมา ชี้ให้ถูกจุด และอธิบายอย่างชัดเจน เห็นภาพ ซึ่งอาจแนะนำแนวทางการปรับปรุงร่วมด้วยก็ได้ เพื่อตนจะได้ปรับปรุงแก้ไข และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น

แต่ผู้ส่งสารก็ควรระวัง และหลีกเลี่ยงการใส่อารมณ์ลงไปในระหว่างการสนทนามาเกินไปด้วยเช่นกัน

3. เลือก ระบบ หรือเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพ

เพราะเครื่องมือสื่อสารที่ไม่มีประสิทธิภาพ อาจทำให้การสื่อสารภายในองค์บกพร่องได้ และในยุค Digital แบบนี้ ก็มีหลากหลายตัวเลือกให้ได้ลองกัน เช่น LINE, Whatsapp, Microsoft Team, Google Chat, Wechat, Lark, Slack และอื่นๆ

โดยปัจจัยที่ ควรพิจารณาก่อนเลือกใช้ มีดังนี้

• ควาามสเสถียร เลือกระบบสื่อสารที่เสถียร รองรับจำนวนคนภายในองค์กรได้ เพื่อลด ปัญหาระบบล่ม ระบบค้าง หรืออะไรที่อาจทำให้การทำงานติดขัด หรือล่าช้าได้

• การเก็บข้อมูล เพราะบางแอปอย่าง LINE ข้อความและไฟล์จะหมดอายุเร็วมาก จึงควรเลือกโปรแกรม หรือแอป ที่มีการเก็บข้อมูล หรือไฟล์ ไว้ได้นาน เวลาทีมจะย้อนไปดูข้อความอะไรที่เคยคุยกันไว้ หรือไฟล์ที่เคยส่งให้กัน ก็จะได้ทำได้

• การใช้งาน จะใช้ง่ายหรือยาก อันนี้เป็นสิ่งสำคัญมาก ระบบสื่อสารในองค์กรเดี๋ยวนี้รวมถึงที่กล่าวไปข้างต้น มักมีให้ทดลองใช้ฟรีกันอยู่แล้ว ก็ควรทดลองใช้ก่อน และเลือกอันที่เหมาะกับองค์กรที่สุด เช่น Slack ก็อาจเหมาะกับงานสาย IT มากกว่า LINE เพราะสามารถ ส่งไฟล์ Code เป็น Script ให้ดู กันผ่านหน้าสนทนาได้เลย โดยไม่ต้องโหลดมาเปิดในอีกโปรแกรม เป็นต้น

รู้หรือไม่? แอป Flash HR มีระบบแจ้งเตือน เพื่อประชาสัมพันธ์หรือประกาศ เรื่องต่างๆ ผ่านแแอปมือถือได้เลย สามารถเลือกส่งประกาศเฉพาะกลุ่ม/หน่วยงานก็ได้ หรือส่งถึงทุกคนบริษัทเลยก็ย่อมได้ แถมยังสามารถโหลดข้อมูลออกมาดูผลได้เลยด้วย ว่าใครเปิดอ่าน/ไม่อ่าน แล้วบ้าง

แถมประกาศไหนสำคัญ ก็ปักหมุดไว้ได้ ข้อความไม่รัน มั่นใจได้เลยว่า ทุกการสื่อสาร ภายในองค์กรจะเข้าถึงผู้รับสารอย่างมีประสิทธิภาพแน่นอน

4. ทำกิจกรรมนันทนาการกลุ่มบ้าง

พอพูดถึงการทำกิจกรรมนันทนาการ หลายคนอาจเห็นภาพการเล่นกีฬา หรือการทำกิจกรรมทางกายภาพ แต่จริงๆ แล้วกิจกรรมนันทนาการ ที่มุ่งเน้นไปที่การสื่อสาร ก็มีมากมาย ไม่ว่าจะเป็นการเล่นเกมส์ทายคำ charade เล่าเรื่อง ถามตอบ truth or dare หรืออื่นๆ

แม้ว่าการทำกิจกรรมนันทนาการกลุ่ม โดยการพูดคุยกันเล็กๆ น้อยๆ อาจจะดูไม่ค่อยมีประสิทธิภาพมากนัก แต่จริงๆ แล้ว กลับส่งผลดีต่อการสื่อสาร ภายในองค์กร มากกว่าที่หลายคนคิด

เพราะงานวิจัยในปี 2017 พบว่า การทำกิจกรรม Team building ไม่ว่าจะเล็กน้อยเพียงใด ก็ล้วนส่งผลให้พนักงานได้พูดคุย กล้าออกความเห็น รับฟัง และเข้าใจกันและกันมากขึ้น ซึ่งทั้งหมดนี้ก็จะส่งผลไปยังการทำงานที่มีประสิทธิภาพ และมี productivity ที่ดียิ่งขึ้นต่อไป

5. สื่อสาร ภายในองค์กร แบบพบเจอหน้ากัน

แม้ตอนนี้จะเป็นยุค Digital ที่มีเครื่องมือสื่อสารมากมายเข้ามาเป็นบทบาทสำคัญใน การสื่อสาร ภายในองค์กรแล้ว แต่การคุยกันแบบตัวต่อตัว face to face หรือเจอตัวเป็นๆ กันจริงๆ ก็ยังอาจจะจำเป็นอยู่บ้างนะ

เพราะเมื่อต้องพูดคุย แบบเจอกัน เราจะได้ยินน้ำเสียงอีกฝ่าย การเลือกใช้โทนเสียง และท่าทาง แววตา ที่อีกฝ่ายต้องการจะสื่อจริงๆ ที่หาไม่ได้จากการสื่อสารด้วยกันการพิมพ์ ซึ่งแบบนี้ก็จะช่วยให้ทีม สื่อสารกันได้ดีมากขึ้น

อีกทั้ง เวลาพูดคุยกันต่อหน้า บางครั้ง ผู้ส่งสารก็มักมีการแสดงออกในรูปแบบของท่าทางต่างๆ ประกอบร่วมกับการพูดด้วย ที่อาจทำให้ผู้ฟังเข้าใจ หรือเห็นภาพสิ่งที่ผู้พูดต้องการจะสื่อสารชัดเจนมากยิ่งขึ้น